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Cadastrando Integração com a Contabilidade

Veja também os Itens:

1) Para a correta exportação de dados para o Sistema de Contabilidade, acesse primeiramente o menu Manutenção > Empresas > Parâmetros Adicionais da Empresa - aba Integração e defina que "Será Integrado a Contabilidade":

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2) Em seguida deverá ser verificado quais são os eventos que a empresa deseja que sejam exportados para a Contabilidade (gerando os lançamentos contábeis), esse eventos deverão ser cadastrados no menu Manutenção>Tabelas>Contábil:

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Informe o código do evento, a conta contábil que será debitada, a conta contábil que será creditada e o histórico do lançamento contábil:

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Observação: Se a empresa informar no campo "Complemento do Histórico" MM/AAAA, todos os lançamentos contábil vinculados ao evento cadastrado terão no complemento do histórico o mês e ano de competência da Folha de Pagamento.

3) Após a geração e conferência da Folha de Pagamento, o Sistema permitirá que o usuário faça a conferência também dos lançamentos contábeis que serão exportados para a Contabilidade, para isso acesse o menu Relatórios>Planilha Contábil:

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Defina o mês/ano de referência que será visualizado e a configuração da planilha:

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A planilha contábil será gerada de acordo com a configuração feita:

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image.png  IMPRIME - Permite que você imprima o relatório, ou seja, o envie pra a impressora

image.png  PREVIEW/VISUALIZA - Permite que você visualize o relatório

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4) Após a conferência, bastará acessar o menu Utilitários>Exportação de Dados>Contabilidade>Transferência ou Arquivo:

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Caso o Sistema de Contabilidade esteja instalado em outra pasta ou computador, será necessário realizar a exportação de dados através da geração em Arquivo para importação no módulo.

Informe o mês e ano de referência, a data de pagamento, se irá ou não contabilizar adiantamento salarial

Observação: Se no campo Lote, a empresa informar um Lote para a transferências dos Lançamentos Contábeis, será mais fácil a conferência dos Lançamentos no Sistema de Contabilidade, pois você conseguirá filtrar os lançamentos de determinado Lote. Sugerimos utilizar FP (para identificar que são lançamentos gerados através da integração com o Sistema Folha de Pagamento e o mês de competência dos lançamentos)

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5) Para visualização dos Lançamentos Contábeis, no Sistema de Contabilidade acesse o menu Movimentação>Lançamentos Contábeis>Manutenção:

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Filtre pelo lote que foi definido no momento da exportação dos lançamentos e clique em Avançar:

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Serão apresentados os Lançamentos que foram exportados do Sistema Folha de Pagamento.

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Para visualizar os lançamentos, basta dar duplo clique sobre o mesmo, ou clicar no botão de edição/visualização do mesmo:

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Quando a empresa é parametrizada para realizar a integração com a contabilidade, o Sistema habilita os campos para que a empresa (se desejar) faça também a contabilização da provisão de 1/12 de Férias e de 1/12 de 13º Salário mensal.

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Quando a Empresa faz opção para a contabilização das Provisões, será necessário fazer a integração dos eventos e731 (1/12 13º Salário) e e735 (1/12 Férias) no menu Manutenção>Tabelas>Contábil:

Informando qual será a conta de débito, crédito e histórico que será utilizado na geração dos Lançamentos Contábeis da provisões.

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Contabilização da Provisão de 1/12 de 13º Salário

1) Acessando o menu Manutenção >Eventos > Manutenção:

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É possível verificar os eventos a partir do e700 criados para a contabilização da provisão mensal de 13º Salário, é necessário verificar quais os eventos que você deseja integrar com a contabilidade, para que gere o lançamento contábil na tabela de acordo com o que já é feito manualmente na contabilidade.

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2) No menu Movimentação > Rotinas Mensais >Hollerites Funcionários > Geração gerar o Holerite do Funcionário, em nosso exemplo o Funcionário tem um Salario Base de R$12.000,00. Desta forma, considerando apenas 13º Salário, será necessário gerar uma provisão de R$ 1.000,00. (ex: R$12.000,00/12)

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3) Acesse o menu Manutenção >Tabelas > Contábil:

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Defina quais os eventos que você deseja que gere lançamento contábil

Obs: Na descrição do histórico, coloquei o número do evento e as informações que somam o valor do lançamento para que fique mais fácil na conferência.

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4) Acesse o menu Relatórios >Provisão >13º Salário:

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5) Verifique os valores das provisões, no nosso exemplo será necessário gerar a provisão de R$ 1.000,00 de 13º Salário.

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Contabilização da Provisão de 1/12 de Férias Mensais

1) Acessando o menu Manutenção > Eventos  > Manutenção:

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É possível verificar os eventos (a partir do e700) que realizam a contabilização da provisão mensal de Férias, é necessário verificar qual o evento que você deseja integrar com a contabilidade para que gere o lançamento contábil de acordo com o que já é feito manualmente na contabilidade:

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2) No menu Movimentação >Rotinas Mensais > Holerites de Funcionários > Geração gere o holerite do funcionário, em nosso exemplo o Funcionário tem um Sálario Base de R$12.000,00, desta forma, considerando apenas férias, será necessário gerar uma provisão de 1.000,00 + 1/3.

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3) Acesse o menu Manutenção > Tabelas > Contábil:

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4) Acesse o menu Relatórios > Provisão > Férias e verifique os valores das provisões

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5) Em seguida acesse Relatórios >Planilha Contábil e verifique os Lançamentos Contábeis que serão gerados automaticamente. (Lembrando que no Histórico, preenchemos o número do evento e quais os valores que serão somados para chegar ao valor do lançamento para que seja mais fácil a compreensão.)

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6) Comparando os valores do Relatório de Provisão e da Planilha Contábil temos:

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Contabilização do acerto das provisões quando houver aumento salarial

1) Lembrando que, quando o Funcionário tiver um aumento salarial, o sistema irá reajustar as provisões realizadas nos meses anteriores, para que no final do período a provisão contábil seja o valor que será realmente pago ao funcionário, fizemos um teste aumentando o salario do funcionário de R$ 12.000,00 para R$ 15.000,00

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2) No relatório de provisão de férias temos um valor de provisão mensal de férias + 1/3 de férias no valor de R$1.666,67

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3) Mas na Planilha Contábil temos que reajustar o valor que foi provisionado na contabilidade, por esse motivo o valor do lançamento será de R$ 2000,00.

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Realizando o calculo da provisão temos:

1 – Provisão do mês de Fevereiro (Férias + 1/3 de Férias), com aumento de salário = R$1.666,67

2 – No mês de Janeiro foi provisionado o valor considerando o salário anterior, desta forma o Sistema deverá reajustar a provisão (R$1.666,67 de Fevereiro (-) R$1.333,33 de janeiro) em R$ 333,33

Valor do Lançamento Contábil R$1.666,67 (de Fevereiro) + R$ 333,33 (diferença de Janeiro) = R$ 2.000,00

Para a integração do Sistema Folha de Pagamento com o Sistema de Contabilidade você deve seguir alguns passos que facilitarão o seu trabalho, principalmente se forem executados na seguinte ordem:

Você também poderá verificar mais informações em Exportação para a Contabilidade de Base de Conhecimento.

Passo a passo para Deixar o seu Sistema de Contabilidade pronto para receber os dados que serão exportados pelo Sistema Folha de Pagamento.

Para tanto proceda da seguinte forma:

a) entre no Sistema de Contabilidade

b) entre no menu Utilitários/Configuração do Sistema e configure o sistema;

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c) entre no menu Movimentação/Definir Empresa e "inicialize" a empresa; como o arquivo "Empresas" é comum a todos os sistemas, as mesmas empresas que você cadastrou no Sistema Folha de Pagamento estarão também cadastradas no Sistema de Contabilidade.

Quando você escolher a empresa para defini-la, o sistema avisará: Empresa não Inicializada, deseja inicializá-la Agora? Clique em "Sim"

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Informe os "Parâmetros Adicionais da Empresa". Para maiores informações sobre os Parâmetros do Sistema de Contabilidade, acesse aqui.

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d) agora, com a empresa devidamente inicializada, vá ao menu Manutenção/Plano de Contas e elabore seu Plano de Contas. Você pode também utilizar um dos Planos de Contas padrão do sistema.

OBSERVAÇÃO: Havendo dúvidas quanto à execução dos procedimentos acima descritos você pode esclarecê-las consultando o Help do Sistema de Contabilidade, onde são descritos detalhadamente.

PRONTO! AGORA O SEU Sistema de Contabilidade ESTÁ PRONTO PARA RECEBER OS LANÇAMENTOS GERADOS PELO Sistema Folha de Pagamento.

2) No Sistema Folha de Pagamento, menu Manutenção/Empresas/Parâmetros Adicionais da Empresa, na aba "Integração", clicar em Integra a Contabilidade, e defina:

a)se contabilizará por centro de custo;

b) tratando-se de filiais, se a exportação será realizada para a contabilidade da Matriz ou da Filial mesmo;

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3) Entrar no menu Manutenção/Tabelas/Contábil 

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Cadastre as contas contábeis para cada evento que você possui cadastrado na folha de pagamento.

Clique no botão “Novo” e informe:

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a) código do evento;
b) conta a débito;
c) conta a crédito;
d) código do histórico;
e) complemento do histórico, se houver.
Se você informou que fará a contabilização por centro de custo deverá cadastrar as contas contábeis para cada centro de custo que utilizar.

Se você executou o procedimento nº 1, o cadastramento das contas contábeis torna-se bastante simples porque, clicando nos "pontinhos (...)" existentes dentro do campo onde você informará as contas contábeis, o sistema lhe mostra o seu "Plano de Contas". Basta, então, você localizar a conta, clicar sobre ela e depois em "OK". Mas, se você preferir, pode digitar a conta.

OBSERVAÇÃO: Dependendo das características e necessidades de suas empresas (se o plano de contas contiver a mesma quantidade de níveis e caracteres para cada um deles), depois de elaboradas as Contas Contábeis para os seus Eventos, você pode copiá-las para quantas empresas quiser, procedendo da seguinte maneira:

Para isso defina a empresa onde a cópia será efetuada, acesse Movimentação>Lançamentos Contábeis>Manutenção, clique na seta Avança e em seguida clique no Botão Copia Conta

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- defina a empresa para a qual você deseja fazer a cópia;

Você poderá copiar um conta específica, excluir todas a contas e importar da outra empresa, copiar conta entre determinados centro de custo, copiar contas de centro de custo alternados.

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4) Se você definiu nos Parâmetros Adicionais da Empresa que utilizará Centro de Custo, entre no menu Manutenção/Tabelas/Centro de Custo e:

a) cadastre seus Centro de Custo.

PRONTO! AGORA O SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO ESTÁ PRONTO PARA GERAR OS LANÇAMENTOS E EXPORTÁ-LOS PARA A CONTABILIDADE.

5) Exporte os dados para o Sistema de Contabilidade:

A exportação para o Sistema de Contabilidade poderá ser feita de duas formas:

a) Transferência: quando os sistemas encontram-se instalados na mesma máquina; Entre no menu Utilitários/Exportação de Dados/Contabilidade/Transferência e informe o período a que se refere, o tipo (se detalhado ou totalizado), se totalizado informe tipo de totalização (diária ou mensal) e identifique o lote que será exportado.

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b) Arquivo: quando os sistemas estão em máquinas diferentes você pode gerar um arquivo para ser importado pelo Sistema de Contabilidade na máquina em que ele estiver. Aí, entre no menu Utilitários/Exportação de Dados/Contabilidade/Arquivo; nesse caso, além de fornecer as mesmas informações que na exportação por Transferência, você indicará o local onde deseja que seu arquivo será gerado para que o Sistema de Contabilidade possa importá-lo.

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Se, ao preparar o Sistema Folha de Pagamento para exportar os dados para o Sistema de Contabilidade você cometeu algum erro ou esqueceu-se de algo, quando você solicitar que o Sistema Folha de Pagamento faça a exportação, independentemente de ser por Transferência ou por Arquivo, o sistema avisará que a exportação não pôde ser realizada por motivo de inconsistências e apresenta um relatório de quais são elas. Faça as correções necessárias e peça novamente a exportação.

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6) Confira os dados exportados (a conferência poderá também ser feita, antes de exportar para o Sistema de Contabilidade, desta forma, quando a exportação for feita, os lançamentos já estarão conferidos).

Finalmente, para verificar os lançamentos gerados e exportados pelo Sistema Folha de Pagamento, entre no menu Relatórios/Planilha Contábil. Nesse relatório as inconsistências são melhor detalhadas para que você possa providenciar as devidas correções.

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Veja também os Itens: